Politique de confidentialité — SOGHU

Société de gestion des huiles usagées (SOGHU)

Date d’entrée en vigueur : [À COMPLÉTER] Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER]

⚠️ Ce document est un point de départ rédigé selon le guide Rédiger une politique de confidentialité de la Commission d’accès à l’information (déc. 2023). Chaque mention [À CONFIRMER] doit être validée à l’interne. Une révision juridique est recommandée avant publication.

Qui nous sommes

La Société de gestion des huiles usagées (SOGHU) est [statut juridique à confirmer : OBNL? organisme agréé?], dont le siège est situé au [adresse complète].

Nous récupérons et valorisons les huiles usagées, les antigels usagés, les contenants d’huile et d’antigel, les filtres usagés et les contenants d’aérosol au Québec.

Cette politique explique comment nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web soghu.com. Elle est distincte de nos modalités d’utilisation et de notre politique de gouvernance des renseignements personnels.

1. Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels par les moyens technologiques suivants :

les formulaires d’enregistrement (point de dépôt, récupérateur, valorisateur, adhésion comme membre) et les formulaires de renouvellement annuel;
le formulaire de remise en ligne (RE) OneWindow, destiné aux membres;
le formulaire de la page Contact et les courriels envoyés à soghu@soghu.ca;
le champ de recherche du localisateur de points de dépôt (« Où êtes-vous situé? »);
les formulaires de participation aux concours et promotions que nous organisons à l’occasion;
les témoins de connexion (cookies) de notre site web;
[À CONFIRMER : infolettre? espace membre avec compte? autre?]

Tiers qui recueillent des renseignements pour nous

OneWindow [À CONFIRMER : fournisseur exact, rôle, lieu d’hébergement] — traitement des remises des membres;
Google (Google Analytics, Google Maps) — mesure d’audience et affichage des cartes des points de dépôt;
YouTube (Google) — lecture des vidéos intégrées à nos pages;
[Hébergeur du site] [À CONFIRMER];
[Fournisseur d’infolettre, s’il y a lieu] [À CONFIRMER].

Technologies d’identification, de localisation ou de profilage

Notre site utilise des technologies permettant de vous identifier ou de vous localiser :

Google Analytics : mesure de la fréquentation de notre site (pages visitées, provenance, appareil utilisé);
Google Maps : affichage des points de dépôt à proximité de l’endroit que vous indiquez;
YouTube, Facebook, LinkedIn : témoins déposés par ces plateformes lorsque du contenu intégré est chargé.

Ces fonctions sont désactivées par défaut. Elles ne s’activent que si vous y consentez au moyen de notre bandeau de témoins. Vous pouvez modifier vos préférences en tout temps en cliquant sur [lien/nom du bouton à confirmer].

2. Quels renseignements nous recueillons, et pourquoi

Catégorie	Exemples	Pourquoi
Renseignements d’identification	Nom, prénom, fonction, nom de l’entreprise, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone	Traiter votre enregistrement comme point de dépôt, récupérateur, valorisateur ou membre; vous joindre au sujet de votre dossier; publier votre établissement dans nos répertoires publics
Renseignements techniques ou numériques	Adresse IP, type de navigateur et d’appareil, date et heure de connexion, pages visitées	Assurer le fonctionnement et la sécurité du site; en mesurer la fréquentation pour l’améliorer
Renseignements de localisation	Ville, code postal ou adresse que vous saisissez dans le localisateur	Vous afficher les points de dépôt les plus proches
Renseignements financiers	[À CONFIRMER : coordonnées bancaires, numéros d’entreprise, volumes déclarés via OneWindow]	Traiter les remises et les paiements prévus au programme
Renseignements liés aux concours	[À CONFIRMER]	Administrer le concours et joindre les gagnants

Nous ne recueillons pas de renseignements de santé ni de renseignements biométriques.

Refuser certaines collectes

Vous pouvez refuser les témoins non essentiels et utiliser le site normalement. Seul le contenu intégré (cartes, vidéos) ne s’affichera pas tant que vous n’y aurez pas consenti.
Vous pouvez nous joindre par téléphone au 1-877-987-6448 plutôt que par les formulaires en ligne.
Certains renseignements sont toutefois nécessaires pour vous enregistrer comme point de dépôt, récupérateur, valorisateur ou membre. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre demande. [À CONFIRMER : lesquels exactement]

3. Qui a accès à vos renseignements personnels

À l’interne

Seules les personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions :

[À CONFIRMER : équipe des opérations? service aux membres? comptabilité? communications?]

À l’externe

Nous communiquons certains renseignements à :

Destinataire	Renseignements	Pourquoi	Hors Québec?
Google	Renseignements techniques et de navigation	Mesure d’audience, affichage des cartes	Oui — États-Unis
[OneWindow / fournisseur]	[À CONFIRMER]	Traitement des remises	[À CONFIRMER]
[Hébergeur]	[À CONFIRMER]	Hébergement du site	[À CONFIRMER]
RECYC-QUÉBEC / MELCCFP	[À CONFIRMER — obligations de reddition de comptes réglementaire]	Obligations légales	Non

Répertoires publics : si vous vous enregistrez comme point de dépôt, récupérateur ou valorisateur, le nom, l’adresse, le téléphone et les heures d’ouverture de votre établissement sont publiés sur notre site pour que le public puisse vous trouver. [À CONFIRMER : est-ce clairement annoncé au moment de l’enregistrement?]

Certains de nos fournisseurs peuvent traiter vos renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication de ce type, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la loi. [À CONFIRMER : ces ÉFVP ont-elles été faites?]

4. Nos mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures [À COMPLÉTER — quelques exemples concrets seulement, sans détailler au point de créer un risque] :

mesures technologiques : [ex. chiffrement des communications, pare-feu, contrôle des accès];
mesures administratives : [ex. politique de sécurité de l’information, formation du personnel];
mesures physiques : [ex. locaux et classeurs verrouillés].

5. Combien de temps nous les conservons

[À COMPLÉTER — SOGHU doit avoir un calendrier de conservation. Indiquer au minimum les grands ordres de grandeur par catégorie, et le fait que les renseignements sont détruits ou anonymisés au terme des délais et des obligations légales.]

6. Vos droits

Vous avez le droit :

d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
de les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
de retirer votre consentement à la collecte par les témoins, en tout temps, via [lien des préférences];
de demander la cessation de la diffusion de vos renseignements ou leur désindexation, dans les cas prévus par la loi;
de recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), dans les cas prévus par la loi;
de porter plainte auprès de nous selon le processus décrit dans notre politique de gouvernance, puis auprès de la Commission d’accès à l’information si notre réponse ne vous satisfait pas.

Nous répondons aux demandes dans les 30 jours suivant leur réception.

7. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels
La Société de gestion des huiles usagées (SOGHU)
303 – 8005 boul. du Quartier
Brossard (Québec)
J4Y 0N5

Courriel : soghu@soghu.ca
Téléphone : 1-877- 987-6448

Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse ci-dessus.

Commission d’accès à l’information du Québec
cai.gouv.qc.ca | 1 888 528-7741

8. Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques changent. La date de la dernière mise à jour figure en tête de page. Nous vous invitons à la consulter de temps à autre.

[Ne pas reprendre la formule actuelle voulant que l’usage continu du site constitue une acceptation — ce n’est pas un consentement valide sous l’art. 14.]